Die Ricoh Deutschland GmbH hat eine Whistleblowing Hotline über den externen Dienstleister PricewaterhouseCoopers (PwC) eingerichtet, an die sich jede Person oder Organisation wenden kann, um auf Missstände innerhalb der Ricoh Gruppe, bei Lieferanten oder Partnern aufmerksam zu machen. 

Erreichbarkeit der Hotline 

■ Online 24/7: https://whistleblowerreporting.pwc.de/dc422cfc8d 

■ Telefonisch Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr mit persönlichen Service. Außerhalb der Servicezeiten mit der Möglichkeit eine Nachricht auf der Mailbox zu hinterlassen: Telefonnummer: +49 69 9585 1001

Auf der PwC Plattform gibt es die Möglichkeit einen Hinweis oder Beschwerde entweder schriftlich oder telefonisch anzumelden. 

Entgegennahme des Hinweises und fortlaufende Kommunikation 

Nach Abgabe des Hinweises über das online Formular wird der hinweisgebenden Person eine Bestätigung über die erfolgreiche Übermittlung angezeigt. Das gilt sowohl für anonyme wie nicht-anonyme Hinweise. Der primäre Kommunikationskanal zwischen der hinweisgebenden Person und PwC ist ein sogenannter Hinweisgeber-Briefkasten. Bei Abgabe des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Transaktionsnummer, mithilfe derer eine Anmeldung im Briefkasten möglich ist. Hierüber kann der Bearbeitungsstatus kontrolliert und mit PwC kommuniziert werden. 

Falls die hinweisgebende Person Kontaktdaten hinterlässt, kann die Kommunikation auch direkt stattfinden. 

Bei telefonischer Abgabe, während der Servicezeiten, wird der Hinweis transkribiert, in das PwC Tool eingegeben und die hinweisgebende Person erhält die Transaktionsnummer für den Zugang zum Briefkasten übermittelt. Damit ist es der hinweisgebenden Person möglich, eine Modifizierung oder Korrektur des Textes durchzuführen oder auch nur eine Bestätigung des Inhalts an PwC zu senden. 

Wenn die telefonische Abgabe eines anonymen Hinweises außerhalb der Servicezeiten stattfindet, erhält die hinweisgebende Person keine Transaktionsnummer. Damit ist auch keine Nachverfolgung des Hinweises durch die hinweisgebende Person möglich. Hinterlässt die hinweisgebende Person Kontaktdaten, kann sie im Nachgang über das weitere Verfahren auf dem Laufenden gehalten werden. 

Der nachfolgende Ablauf ist identisch zur Vorgehensweise über das Webformular, unabhängig davon, ob der Hinweis anonym oder nicht anonym abgegeben wurde. 

Weitere Fallbearbeitung 

Die Bearbeitung der eingehenden Hinweise und Beschwerden erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall innerhalb der ersten Woche nach Eingang. 

PwC prüft den Hinweis auf seine Stichhaltigkeit und stellt ihn dann in anonymisierter Form mit einer Handlungsempfehlung in ein Portal ein, auf das ein ausgewählter Personenkreis der Ricoh Deutschland GmbH zugreifen kann. Die Fallkoordination auf Seiten von Ricoh erfolgt durch die hierfür qualifizierten Bereiche Rechtsabteilung (Corporate Legal), Personalabteilung (HR) und TQM & CSR-Office. Je nach Beschwerdekategorie, können weitere Fachabteilungen zur Aufklärung und Umsetzung von Maßnahmen hinzugezogen werden. 

Während der Bearbeitung des Hinweises können Rückfragen entstehen. Ricoh empfiehlt, dass die hinweisgebende Person über die PwC Plattform mit der bearbeitenden Abteilung in Kontakt bleibt und für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung steht. 

Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen 

Jeder Hinweis wird gründlich untersucht. Im Fall eines bestätigen Verstoßes werden Abhilfe- und Vorbeugemaßnahmen definiert und umgesetzt. Der Stand der Umsetzung wird über die koordinierenden Abteilungen Rechtsabteilung (Corporate Legal), Personalabteilung (HR) und TQM & CSR-Office kontrolliert. Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Hinweiseingangs erfolgt eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person zum Bearbeitungsstand. 

Sollte sich ein Verdacht nicht bestätigen, wird die hinweisgebende Person ebenfalls informiert. 

Das Top Management von Ricoh wird regelmäßig über die Inhalte der Hinweise und Beschwerden informiert, damit auch innerhalb des Konzerns Verbesserungsmaßnahmen sowie vorbeugende Maßnahme definiert werden können.

Meldungen an die Ricoh Group Supplier Hotline werden über das Meldeformular auf folgender Website entgegengenommen.

https://webform.ricoh.com/form/pub/e00140/supplier-hotline-en 

Die Abgabe eines anonymen Hinweises ist möglich, allerdings besteht in diesem Fall keine Möglichkeit, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt zu treten. Dies kann dazu führen, dass Sachverhalte nur unzureichend untersucht werden können. 

Wenn Die hinweisgebende Person nicht anonym bleiben möchte, ermöglicht das eine fortwährende Kommunikation zum Sachstand des Verfahrens. 

Die über das Formular gesammelten personenbezogenen Daten werden nur an diejenigen weitergegeben, die dies wissen müssen, um den Sachverhalt bestätigen und weitere Untersuchung durchführen zu können. Ricoh wird die Informationen nur zur Beantwortung von Anfragen und für die erforderlichen Zwecke im laufenden Verfahren verwenden. Die übermittelten personenbezogenen Daten werden unter angemessenen Sicherheitsmaßnahmen und vertraulich behandelt, so dass der hinweisgebenden Person durch die Ermittlungen kein Nachteil entstehen kann. Ricoh wird die Informationen nicht ohne Zustimmung an Dritte weitergeben. 

Verantwortlich für die über das Webformular eingereichten personenbezogenen Daten ist der General Manager im Risk Management & Legal Department der Ricoh Company, LTD.. 

E-Mail: ZJP_supplier_hotline_gyomu@jp.ricoh.com 

Die hinweisgebende Person erhält nach Betätigung des Buttons "Bestätigen" eine Bestätigung über den Eingang der Beschwerde in Form einer Nachricht auf derselben Online-Seite. 

Wenn die Beschwerde zu einer Untersuchung führt, koordiniert die Abteilung für Risikomanagement und Recht der Ricoh Group die Untersuchung unter Einbeziehung der betreffenden Abteilung. 

Die hinweisgebende Person wird über den Sachstand des Verfahrens auf dem Laufenden gehalten, sofern die Kontaktdaten übermittelt wurden.

Das Ricoh Group Whistleblowing System ist über eine Ricoh intern benannte Webseite erreichbar. Hinweise, die über dieses System eingehen, können nicht anonym abgegeben werden. Es steht allen Ricoh Mitarbeitenden weltweit zur Verfügung. 

Die Mitarbeitenden können ihre Hinweise und Beschwerden in ihrer eigenen Landessprache verfassen. 

Meldungen über das Global Whistleblowing Verfahren werden vom Audit & Supervisory Board Office der Ricoh Company Limited entgegengenommen, das in Zusammenarbeit mit der jeweils zuständigen Rechtsabteilung in der Region sowie unter Einbeziehung der betroffenen Abteilung die weitere Untersuchung durchführen wird. Einzelheiten der Untersuchung werden nicht mit dem Management von Ricoh geteilt, wenn dieses in einen gemeldeten Fall selbst als involviert gilt.

Abgegebene Hinweise werden im Rahmen gesetzlicher Bestimmungen vertraulich behandelt. 

Personen, die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Hinweise geben unterliegen nicht dem Hinweisgeberschutz.